Archiviazione dei documenti di casa cartaceo o digitale?
Qual è la soluzione migliore?
Partiamo dal fatto che conservare i documenti per un determinato periodo di tempo è obbligatorio anche per i privati.
Inoltre esiste un altro aspetto. In un mondo sempre più computerizzato dobbiamo accettare l’esistenza di un cambiamento in atto estremamente importante: ormai quasi tutti i servizi sono orientati e offrono la possibilità di accedere, tramite il proprio account, all’archivio personale e gestire i propri documenti senza ricorrere alla carta. Quindi si rende sempre più necessario archiviare i documenti non solo con il classico metodo cartaceo ma anche con i più moderni mezzi
Al momento però il digitale divide ancora in due, chi ha una repulsione e rimane fedele alla carta chi invece non può farne a meno.
La scelta di optare per uno o l’altro dipende dalle preferenze personali, dalle esigenze specifiche e dalla dimestichezza che ognuno di noi ha con la tecnologia.
Io personalmente mi sono orientata verso la seconda soluzione e con il passare del tempo, salve qualche rara eccezione, ho eliminato tutta la documentazione cartacea.
Vediamo i pro e i contro dei due sistemi.
CARTACEO
Pro
L’archivio cartaceo offre una sensazione tangibile e sicuramente è più familiare e confortevole.
Questo tipo di documento non è esposto a perdite di dati dovuti a guasti tecnologici e a intrusioni informatiche.
L’accessibilità è immediata poiché non dipende dalla necessità di avere dispositivi elettronici e connessioni a Internet.
La privacy è maggiormente tutelata non essendo facilmente accessibili a terzi.
Contro
L’archivio cartaceo occupa spazio fisico e con il tempo può diventare ingombrante.
Se non si seguono regole di archiviazione precise la ricerca di un documento più diventare più difficoltosa rispetto a quella digitale.
La carta, con il tempo, si deteriora o a causa di danni come acqua e fuoco può anche andare distrutta.
DIGITALE
Pro
L’archivio digitale non occupa spazio fisico.
L’uso di questa soluzione rappresenta un risparmio di carta e costi.
L’accessibilità da remoto rende i documenti facili a reperirsi in qualsiasi momento e luogo.
Ovviamente con l’archiviazione cloud bisogna avere una connessione Internet.
Non sono soggetti all’usura del tempo e a pericoli acqua e fuoco.
In caso di perdita con il backup è facile ripristinarli
Contro
Per queto tipo di archiviazione è importate adottare misure di protezione come password per evitare l’accesso non autorizzato.
Backup regolare (dispositivi esterni e cloud) sono importanti per evitare la perdita di dati.
Bisogna avere delle conoscenze di base delle tecnologie digitali.
CONSIGLI
Per quanto riguarda i documenti importanti (quelli che vanno conservati sempre), raccomando di effettuare una scansione e conservarne una copia anche nell'archivio digitale.
Questo va a tutela in caso di danneggiamento o smarrimento.
Qualsiasi sistema tu decida di scegliere l’importante è che sia un sistema semplice ed intuitivo. Etichetta ogni raccoglitore, busta, cartella in modo chiaro non solo per te ma per tutti i membri della famiglia.
Questione di abitudini
L’organizzazione non è solo “archiviare” ma anche adottare buone abitudini per mantenerlo in ordine e aggiornato:
decidi uno spazio in cui raccogliere i documenti in entrata di tutti i giorni;
revisiona regolarmente (almeno una volta alla settimana) le carte raccolte e vedi le azioni da intraprendere (formulari da compilare, scadenze bollette da pagare, ...);
revisiona regolarmente anche gli archivi, elimina ciò che non serve più, aggiorna e segna eventuali scadenze importanti;
se prendi un documento ricordati di rimetterlo a posto quando non ti serve più.
Per aiutarti QUI trovi un esempio di come creare il tuo archivio: categorie e sotto-categorie e la tabella con i tempi di conservazione dei documenti.
Non importa quale sistema scegli di adottare, il senso di archiviazione rimane sempre lo stesso.
Se vuoi sapere come organizzare i tuoi documenti puoi andare a leggere i post sul mio profilo Instagram
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